إذا كنت ترغب في تحسين إدارة الوقت ، فأنت بحاجة إلى تحديد أهداف لما تريد تحقيقه في فترة زمنية محددة ، وتحديد أولويات المهام التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام. في هذه الدورة ، سوف نحدد الأشياء الأكثر شيوعًا التي تسبب الوقت الضائع وتؤثر سلبًا على الفعالية ، بالإضافة إلى بعض النصائح والحيل سهلة الاستخدام لتحسين إدارة الوقت والإنتاجية.

ملخص كورس زيادة الإنتاجية في العمل من مهارات جوجل
ملخص كورس زيادة الإنتاجية في العمل من مهارات جوجل 

ستجد أسفل المقالة فيديو عن الموضوع إذا لم يكن لديك وقت للقراءة

من أو ما سبب ضياع الوقت؟

قد تشتت الكثير من الأشياء التي تحدث أثناء النهار عن العمل. قد تكون بسيطة ، مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني ، والإجابة على أسئلة الزملاء ، أو حتى التفكير في المهام لفترة طويلة ، ولكنها تضيف الكثير من الوقت.

إذا كنت تعمل في مكتب به ضوضاء ، أو لم يكن لديك المعدات اللازمة لإكمال عملك بشكل فعال ، فقد يعني هذا أن بيئة العمل نفسها تشتت انتباهك ، أو قد يكون سبب انخفاض الإنتاجية هو أن الأجزاء الرئيسية من اليوم تستغرق زمن. على سبيل المثال اجتماع رحلة ذهاب وعودة.

شاهد أيضاً: ملخص كورس اكتساب الثقة من خلال الترويج للذات

ومع ذلك ، إذا كان الوقت الضائع بسبب التأخير أو العوامل الخارجية أو عوامل تشتيت الانتباه عن العمل ، فمن المهم تحديد السبب أولاً حتى يمكن زيادة الإنتاجية.

سجل أولاً الوقت الذي تستغرقه لإكمال مهمة واحدة. يعد تسجيل عدد الساعات التي تقضيها في إكمال المهام اليومية خطوة مهمة لضمان تخصيص معظم وقتك لك.

جرب استخدام أدوات عبر الإنترنت مثل جداول البيانات أو الطريقة التقليدية للاحتفاظ بمفكرة لإنشاء جدول زمني أو سجل يومي. مفتاح النجاح هو تدوين كل التفاصيل - كل مهمة أو إلهاء أو مكالمة هاتفية أو مقاطعة.

من الناحية المثالية ، ستسعى جاهدًا لجمع هذه المعلومات على مدى فترة زمنية أطول (مثل أسبوع أو أسبوعين) لفهم كيفية استخدام الوقت بالضبط.

الخطوة التالية هي التحقق من كل التداخل المحدد ثم النظر في كيفية تقليل التداخل. يمكن أن تساعدك أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت مثل Asana و Basecamp و Google Keep في إنشاء قوائم مهام رقمية لإدارة المهام والتخطيط لليوم.

تتيح لك بعض هذه الأدوات حتى تفويض المهام للآخرين أو إرسال تذكيرات إليك عند اقتراب المواعيد النهائية. تتوفر العديد من هذه الأدوات مجانًا ، بل إن بعضها يوفر إصدارات مجانية للفرق الصغيرة.

من المهم أن تظل واقعيًا ، لأن محاولة إكمال العديد من المهام يمكن أن تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية والإحباط ، لذا ابدأ بإنشاء قائمة مهام ذات أولوية ، إما على الورق أو باستخدام إحدى الأدوات عبر الإنترنت التي ذكرناها. علاوة على ذلك ، كلما حددت بجوار المهمة التي تؤديها ، سيكون حافزًا قويًا لإكمال المهمة.

5 نصائح على عملك اليومي لمساعدتك على تحسين كفاءة العمل

فيما يلي 5 نصائح يمكنك تطبيقها على عملك اليومي لمساعدتك على تحسين كفاءة عملك اليومي:

أولاً: لا تشتت انتباهك أثناء الاجتماع: احرص على تجنب الاجتماعات غير الضرورية التي لا تتطلب وجودك أو لا تفيدك.

ثانيًا: وقتك ثمين ، لذا استثمر بحكمة. إذا كنت الشخص الذي يضع جدول الاجتماع ، فشارك التوقعات الواضحة مع الزملاء ، وقم بإعداد جميع المواد المرجعية مسبقًا ، وتأكد من بدء الاجتماعات وإنهائها في الوقت المحدد.

 ثالثًا: قم بإنشاء قائمة بالمهام اليومية: حاول تطوير عادة إنشاء قائمة أولويات لجميع المهام التي يجب إكمالها كل يوم. قد يبدو الجلوس على المكتب طوال اليوم مثمرًا ، ولكن إذا توقفت لمدة 5-10 دقائق عندما شعرت بالتعب ، سيزيد ذلك من تركيزك ، خاصة عند القيام ببعض التمارين. تمارين استرخاء العضلات أو مجرد المشي في المكتب.

 رابعًا: تخلص من كل ما قد يشتت انتباهك: أوضح للآخرين أنك لا تريد أن يزعجك أحد ، أو انتقل إلى جزء آخر من المكتب للابتعاد عن مصدر الاضطراب.

 خامساً: احصل على قسط كافٍ من النوم: يمكن أن يؤثر النوم غير الكافي على طريقة عملك ، لذا حاول الحصول على نوم مريح ليلاً للاستعداد لليوم التالي.

لا تعني الإنتاجية العالية بالضرورة أن انتباهك سيختفي كل يوم. لا يزال يتعين عليك الرد على رسائل البريد الإلكتروني والإجابة على الأسئلة وحضور الاجتماعات ، ولكن عليك أن تكون قادرًا على تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية بين الإلهاء والمزيد من الطاقة.

 من تقليل التوتر ، وتقليل الأخطاء إلى زيادة الإنتاجية ، فإن تحسين إدارة الوقت سيعود بالفائدة على الأفراد والمهن.

فكر في الأسباب التي تجعلك تضيع الوقت ، وفكر في الخطوات التي يمكن اتخاذها لتقليل الوقت.